Программа учета путевых листов

К основным функциям программы «АвтоПеревозки» относятся расчет расхода топлива (программный пакет имеет свою встроенную базу данных норм расхода топлива), ведение заявок клиентов компании и заполнение по ним путевых листов, получение отчетов по работе водителей и машин, ведение учета технического обслуживания, ремонтов, замен узлов и агрегатов в машинах автопарка. Программа для учета путевых листов позволяет вести комплексный учет путевых листов автомобилей с заполнением, оформлением, обработкой и распечаткой. Программисты снабдили программу заполнения путевых листов встроенными бланками путевых листов для легковых автомобилей, грузовиков, автобусов и специальной техники.

Информация о компании в путевые листы заносится автоматически (при начале работы с программой расчета путевых листов в нее вносятся данные об организации), равно как и номер путевого листа, тип бланка, водителя с автомобилем из списка. От пользователя программа расчета путевых листов потребует минимального ввода данных, поскольку большинство информации заполняется автоматически из базы. Практически оператор компьютера вводит в программу для учета путевых листов лишь показания на спидометре, время в пути и объем залитого бензина (или иного топлива). Программа выписки путевых листов имеет отдельную вкладку для описания горючего для каждого автомобиля и позволяет работать сразу с двумя видами топлива для одной машины (легковой автомобиль может иметь одновременно газовую и бензиновую системы подачи топлива). Помимо данных о водителях и их транспортных средствах, программа ведения путевых листов имеет возможность сохранять данные о клиентах компании.

Отдельная форма журнала учета путевых листов позволяет пользователю программы ведения путевых листов оперативно рассчитать необходимое количество топлива. Программа «АвтоПеревозки» учитывает разницу в расходе топлива при движении по городу и по трассе. В зависимости от условий движения (пробки, труднопроходимая местность, etc.) пользователем программы для учета путевых листов вносится поправочный коэффициент. Помимо этого, предусматриваются следующие поправки – надбавки в холодное время года, возрастной коэффициент, работа кондиционера или отопительной печки, простой с работающим двигателем, работа специального оборудования (лебедка, свет, подъемник, т.п.), прочие условия работы. Программа учета путевых листов «АвтоПеревозки» руководствуется при расчетах нормами расхода горюче-смазочных материалов на основании Руководящего документа Р 3112194-0366-03. Результаты работы шофера и машины сохраняются и отображаются впоследствии в отчетах. Бланки документов пользователь программы заполнения путевых листов может изменять самостоятельно – для печати задействованы возможности текстового процессора Microsoft Word и Microsoft Excel. Благодаря настраиваемой системе генерации отчетов программа заполнения путевых листов может генерировать отчеты за любые промежутки времени, по заданным условиям – расходу топлива для конкретной машины, времени нахождения в нарядах, etc.

Программа по заполнению путевых листов отнюдь не требовательна к конфигурациям компьютеров и работает на машинах 5-6-летней давности с оперативной памятью объемом всего 256МБ. На инсталляцию программы путевых листов «Автоперевозки» требуется лишь 100Мб свободного места на винчестере. Обязательным условием является наличие свободного USB-порта – система устанавливается со специальным ключом. Электронный журнал учета движения путевых листов идет в комплекте с системой FireBird SQL Server 1.5/2.0, которая делает программный пакет «АвтоПеревозки» сетевым (программа по заполнению путевых листов способна работать в локальных сетях). Логика работы системы управления базами данных позволяет осуществлять совместный доступ и изменение данных, находящихся в базе данных. В рамках одного инсталлированного электронного журнала учета движения путевых листов возможно ведение документооборота сразу нескольких компаний, чей бизнес тем или иным способом связан с перевозками грузов или пассажиров.

В базовой поставляемой версии программы заполнения путевых листов, скачать демо-версию которой можно на сайте компании-разработчика, имеется 12 форм отчетов и 13 бланков документов. Они могут быть отредактированы как посредством электронного журнала учета путевых листов, так и через Excel. Это две формы отчетов об исполнении заявок, расход горюче-смазочных материалов (общий и отдельно по водителям), работа водителей, работа их транспортных средств, расширенная форма журнала учета движения путевых листов, отчеты по ремонтам, по перевезенному грузу, по перевозке пассажиров. Скачав программу учета путевых листов, пользователь получает возможность оперировать одиннадцатью формами бланков путевых листов. Программа имеет путевой лист грузового автомобиля и грузовика для частного предпринимателя, путевые листы для легкового автомобиля по формам №3 и №ПГ-1 (вторая – для индивидуальных предпринимателей), путевые листы для автокрана, автобуса, спецтехники, строительной машины, трактора, крана, подъемника. Помимо нужд компаний из Российской Федерации, программа путевых листов имеет специальную форму для фирм из Республики Казахстан (МЭСМ-2).